Manter uma Tabela de preços de serviços, produtos, impostos e descontos.
Manter Entidades de Cobrança : as pessoas e empresas para quem a fatura é emitida.
Criar faturas, incluir linhas da tabela de preços, do calendário ou de notas de sessão assinadas, e aplicar impostos e descontos.
Exportar um PDF, enviá-lo por e-mail e registrar quando foi enviado.
Receber pagamento com cartão pela Stripe, ou marcar a fatura como paga à mão (dinheiro, cheque ou outro meio).

O Faturamento não é o módulo de Seguros. Os claims de seguro usam tarifas do pagador e são enviados às operadoras. Este módulo cobra a entidade impressa na fatura. Um Item da tabela de preços é o que a família (ou outra parte) paga. Uma tarifa de pagador é o que uma operadora é cobrada por um código de serviço. As duas listas ficam separadas.

1. Abrir o Faturamento

Entre na UnitusTI e selecione o centro.
Abra o menu Centro .
Escolha Faturamento .

O item só aparece quando o módulo está habilitado para o centro. Se não aparecer, peça a um administrador do centro.

Dentro do módulo, faturas, tabela de preços e entidades de cobrança só ficam disponíveis se o perfil tiver o papel Administrador ou Gerenciador de faturas . Sem um desses papéis, o tour inicial mostra: Para utilizar esta ferramenta, necessita de ter as funções de segurança "Administrador" ou "Gestor de Faturas" no seu perfil.

Configurações pode ser aberta pelos dois papéis. Só o Administrador pode alterá-las. O gerenciador de faturas vê as configurações em modo de leitura.

2. Antes de começar

Faça esta preparação antes da primeira fatura real.

2.1 Papéis

Administrador — configurações, conexão com a Stripe e o uso diário.
Gerenciador de faturas — uso diário. Não edita configurações nem conecta a Stripe.

2.2 Tabela de preços

Abra a aba Tabela de preços . Inclua cada serviço ou produto cobrado, com preço unitário. Vincule o item a um Código de Serviço quando quiser faturar eventos do calendário ou notas de sessão que usem esse código.

Itens Inativo continuam na lista, mas não devem entrar em linhas novas.

2.3 Entidade de cobrança

A entidade de cobrança é o destinatário da fatura. Pode ser copiada de um cliente, de um usuário ou de um contato do cliente, ou digitada do zero. Pode ser uma pessoa ou uma empresa. Não é o mesmo registro que o cliente da UnitusTI.

2.4 Modelo da fatura

Toda fatura nova usa um modelo (o layout do PDF e da pré-visualização). É preciso existir pelo menos um modelo antes de criar uma fatura. Na primeira fatura, escolha Selecione o modelo .

2.5 Configurações (administradores)

Em qualquer das três abas, clique em Configurações .

Aba	O que controla
Numeração da Fatura	Se o número pode ser editado, zeros à esquerda, se os números novos precisam continuar crescendo, o primeiro número, e as Notas e Termos e Condições copiados para faturas novas.
Datas	Dias úteis — quantidade padrão de dias depois da data de criação para o vencimento. Zero significa sem data de vencimento.
Email	Endereços em cópia oculta, o assunto e o corpo usados ao enviar o PDF.
Pagamentos online	Conecta a conta Stripe do centro para as famílias pagarem com cartão.

Salve o diálogo depois de mudar numeração, datas ou e-mail. Pagamentos online usa o botão Conectar com o Stripe .

2.6 Pagamentos online (opcional)

O pagamento com cartão só existe para centros em um país que a UnitusTI habilitou na Stripe. Caso contrário, Conectar com o Stripe fica desabilitado e a dica diz que esta funcionalidade não está disponível na sua zona.

Um administrador conecta a Stripe uma vez. Depois que a conta está conectada e os pagamentos com cartão estão ativos, faturas em Em andamento ou Enviado podem incluir um link de pagamento.

3. Tour inicial

Na primeira vez, um tour curto percorre a fatura à esquerda:

Excursão rápida ao Billing Toolset
Selecione uma entidade Billable
Adicionar itens personalizados
Adicionar itens de códigos de serviço
Configurar impostos e descontos
Verifique o guia do usuário

Use Voltar e Próximo . Ao terminar, Continue abre a lista de faturas. Marque Não voltes a aparecer para pular o tour nas próximas visitas.

O tour cita o guia da Central de Ajuda. Este documento é o manual da equipe para as mesmas telas.

4. As três abas

Depois do tour, o topo tem três abas e Configurações :

Aba	O que é
Faturas	A lista de faturas e os gráficos.
Entidades de Cobrança	Pessoas e empresas que podem ser cobradas.
Tabela de preços	Preços, impostos e descontos reutilizáveis.

Mais → Manual do Usuário nas listas abre o curso de ajuda do produto, não este arquivo.

5. Entidades de Cobrança

Abra Entidades de Cobrança .

A tabela mostra nome, identificação e status. Clique na linha para abrir. Novo inicia o assistente.

5.1 Criar uma entidade de cobrança

O assistente pergunta se os dados vêm de um registro da UnitusTI ou se o cadastro começa em branco:

Opção	O que é copiado
De um Usuário	Um usuário da UnitusTI.
De um cliente	A ficha de um cliente.
Do contato de um cliente	Um contato da ficha do cliente.
Do zero	Um formulário vazio.

Revise os campos copiados antes de salvar. A entidade é uma cópia usada nas faturas. Alterações posteriores no cliente ou no usuário não mudam faturas que já têm essa entidade, a menos que você atualize (veja §9.2).

5.2 Editar uma entidade de cobrança

Ligue Editar , altere o campo e salve esse campo.

Campo	Notas
Nome, último nome	Aparecem na fatura.
Identificação e tipo	Cidadão, passaporte, NPI, empresa ou outro.
Status	Ativo ou Inativo .
Tipo	Entidade de Cobrança (pessoa), Empresa ou Outros .
Endereço, cidade, estado, país, CEP	Impressos na fatura.
E-mail, telefone, celular	Para contato ou envio da fatura.

Excluir remove a entidade quando ela não é mais necessária. Não exclua uma entidade que ainda esteja em faturas.

6. Tabela de preços

Abra Tabela de preços .

A tabela mostra nome, descrição, status e código de serviço. Clique na linha para abrir o item. Novo inicia o assistente.

6.1 Criar um item da tabela de preços

Escolha:

De um Código de Serviço — selecione o código. Nome e descrição vêm dele, e o item permanece vinculado. Use quando for faturar calendário ou notas de sessão.
Do zero — digite o item você mesmo.

Depois defina:

Nome e Descrição
Tipo — código de serviço, serviço, produto, imposto, desconto, promoção ou outro
Valor unitário — o preço de uma unidade
Impostos Antes de Descontos , descontos e Impostos após os descontos — listas opcionais aplicadas quando o item entra numa fatura

O título da criação é Criar item da tabela de preços . O texto desse passo diz que o item pode ser um produto ou um serviço cobrado, ou um conjunto de impostos e descontos para usar depois nas faturas.

6.2 Editar um item da tabela de preços

Ligue Editar . Altere nome, descrição, status ( Ativo / Inativo ), tipo, preço unitário, impostos, descontos ou o código de serviço vinculado. Cada campo é salvo ao sair dele.

Excluir tira o item do catálogo. Não reescreve linhas que já estão em faturas.

7. Lista de faturas

Abra Faturas .

A lista vem da mais nova para a mais antiga (data de criação no topo). As colunas são número, nome, status, data de criação, data de envio, data de pagamento, data de vencimento e total. Uma linha de totais fica embaixo da página.

Filtros

Nome — nome de quem é cobrado.
Status — Todos, Em andamento, Enviado, Pago, Cancelado ou Arquivado. Cada opção mostra a quantidade e o valor naquele status para o filtro atual.
Período — período inicial e final. Mudar o período recarrega a lista.

O tamanho da página é 25, 50 ou 100.

Botões

Botão	O que faz
Nova factura	Começa um rascunho. Veja §8.
Exportar	Baixa a lista filtrada em Excel.
Mais → Modelos	Abre a lista de modelos.
Mais → Manual do Usuário	Abre o curso de ajuda do produto.

Gráficos

Alterne Faturas / Painel acima da tabela. O Painel usa as mesmas faturas filtradas: valores por status, por destinatário e por período. O gráfico de período continua do período mais antigo para o mais novo, mesmo com a tabela da mais nova para a mais antiga.

8. Criar uma fatura

Clique em Nova factura .
Selecione uma entidade de cobrança, ou crie uma no mesmo assistente.
Escolha Selecione o modelo .
A UnitusTI cria a fatura Em andamento no período atual e a abre.

A data de vencimento é a data de criação mais Dias úteis das configurações, quando esse número é maior que zero. Notas e termos começam pelos modelos das configurações.

Você permanece na fatura nova. A lista atualiza na próxima vez que abrir Faturas .

9. Trabalhar numa fatura

À esquerda está a pré-visualização (o mesmo layout do PDF). À direita está o editor do que você clicar.

Ligue Editar antes de alterar campos. O interruptor some numa fatura arquivada e fica desabilitado se a fatura não for do seu centro.

Clique numa região da pré-visualização para abrir o editor correspondente:

Clique	Editor
Datas, número, status	Número, status e datas de criação, envio, pagamento e vencimento.
Bloco do destinatário	A entidade de cobrança desta fatura.
Uma linha	Essa linha (descrição, quantidade, preço, impostos, descontos).
Adicionar linha	Abre Adicionar itens .
Notas	Notas da fatura.
Termos	Termos da fatura.
Totais de subtotal, imposto ou desconto	Impostos e descontos da fatura inteira.
Bloco do centro	Nome e endereço do centro impressos na fatura.

Os totais da pré-visualização atualizam ao salvar uma linha ou um imposto.

9.1 Status e datas

Clique na área de status ou de datas.

Status na tela	Significado
Em andamento	Ainda não enviada.
Enviado	O PDF foi enviado por e-mail, ou alguém marcou esse status à mão.
Pago	O pagamento foi registrado (cartão ou mudança manual de status).
Cancelado	Não se espera mais o pagamento.
Arquivado	Fora do trabalho diário. Ainda pode ser aberta.

Clique no status para mudá-lo. Numa fatura arquivada, confirme primeiro que deseja desarquivar e depois escolha o novo status.

Em Em andamento , a data de envio e a data de pagamento não podem ser editadas. Depois que a fatura sai desse status, essas datas podem ser editadas com Editar ligado.

O número só pode ser editado quando ID editável está ligado nas configurações. Se Crescente ID Ordem está ligado, o número novo precisa ser maior que todos os outros números do centro.

9.2 Destinatário

Clique em quem é cobrado na pré-visualização.

Atualizar do cliente — copia a ficha atual do cliente para esta fatura quando a entidade foi criada a partir de um cliente. Só aparece no modo de edição.
Atualizar do usuário — o mesmo quando a entidade veio de um usuário.
Alterar a Entidade de Cobrança — escolhe outra entidade para esta fatura.

Também é possível corrigir nome, endereço e os outros campos só nesta fatura, sem alterar o cadastro em Entidades de Cobrança .

9.3 Linhas

Numa linha dá para mudar descrição, quantidade, preço unitário e os impostos e descontos da linha. Remover a linha atualiza os totais.

9.4 Impostos e descontos da fatura inteira

São diferentes dos impostos gravados no item da tabela de preços. Aplicam-se ao subtotal da fatura:

Impostos Antes de Descontos
descontos
Impostos após os descontos

Inclua-os na hora, ou traga um conjunto já guardado num item da tabela de preços (por exemplo um desconto reutilizável).

9.5 Notas e termos

Edite o texto impresso abaixo das linhas. Faturas novas começam com Notas e Termos e Condições das configurações.

10. Adicionar itens

Com a fatura aberta, clique em Adicionar na pré-visualização. O título é Adicionar itens . O texto é: Criar novos itens a partir do zero ou selecionar uma fonte.

Opção	O que você obtém
Do zero	Digite uma linha agora. Ela não entra na tabela de preços.
Da tabela de preços	Escolha um item existente. Preço unitário, impostos e descontos vêm desse item. Dá para criar um item novo neste passo, se precisar.
A partir de eventos do calendário	Linhas do calendário do cliente, usando itens vinculados a esses códigos de serviço.
Das notas de sessão	Linhas de notas assinadas. Veja abaixo.

10.1 Das notas de sessão

Escolha o cliente e o intervalo de datas.
As notas começam em Publicado e Aprovado , e Somente assinadas fica ligado.
Selecione as notas a faturar.
Revise uma linha por código de serviço. A quantidade é as unidades da nota para o cliente.
Se o código não tem item na tabela de preços, a linha continua na lista. Clique em Definir preço para criar o item sem sair do assistente.
Confirme. As linhas entram na fatura aberta.

Isto usa a tabela de preços, não as tarifas do módulo de Seguros.

10.2 A partir de eventos do calendário

Escolha o cliente e o intervalo de datas.
Limite a importação aos itens da tabela de preços que quiser, quando o diálogo oferecer esse filtro.
Confirme os eventos que devem virar linhas.

Um evento serve aqui quando o código de serviço está ligado a um item da tabela de preços (§6.1).

11. PDF e e-mail

O menu da fatura aberta inclui:

Item	O que faz
Exportar como PDF	Gera ou abre o PDF atual.
Enviar por e-mail	Envia esse PDF.
Histórico de PDF	Versões anteriores do PDF desta fatura.
Alterar modelo	Só aparece com Editar ligado.
Clonar	Cria um novo rascunho a partir desta fatura e pergunta se deve abrir a cópia. Some quando a fatura está arquivada.
Arquivar	Arquiva a fatura. Não a apaga. Some quando ela já está arquivada.
Registro de Alterações	Abre o histórico. Veja §13.

Enviar por e-mail

Escolha Enviar por e-mail (do PDF atual ou do Histórico de PDF ).
Confira Para , cópia oculta, assunto e corpo. Assunto e corpo começam nas configurações de Email . A cópia oculta começa pelos endereços salvos lá.
Envie.

No assunto, %NAME% é substituído pelo nome de quem é cobrado.

No corpo:

%NAME% — nome de quem é cobrado.
%PAYMENT_URL% — o endereço completo de pagamento, quando a Stripe pode cobrar esta fatura.
%PAYMENT_LINK% — um link curto Clique para pagar online .

%PAYMENT_URL% não é preenchido quando a fatura não está Em andamento nem Enviado . O editor avisa: %PAYMENT_URL% não está disponível para esta fatura porque não está em rascunho ou enviada.

Depois do envio:

Uma fatura Em andamento ou Cancelado passa a Enviado .
Se a data de envio estava vazia, ela recebe a hora do e-mail.
Uma fatura que já está Enviado continua Enviado . Um segundo e-mail não muda o status e não substitui uma data de envio já preenchida.
Pago e Arquivado permanecem como estão. Enviar um recibo não desfaz um pagamento.

A fatura aberta atualiza para mostrar o status novo sem sair da tela.

12. Pagamentos online

As famílias pagam o total da fatura no cartão. Não há pagamento parcial com cartão nesta tela. Dinheiro e cheque continuam sendo uma mudança manual do status para Pago .

12.1 Conectar a Stripe

Um administrador abre Configurações → Pagamentos online .

O que aparece	Significado
Botão desabilitado, mensagem de zona	A Stripe não está habilitada para o país do centro.
O Stripe não está conectado.	Ainda não há conta. Conectar com o Stripe aparece para administradores.
A configuração do Stripe não foi concluída.	Ainda faltam passos no formulário da Stripe.
O Stripe precisa de mais informações antes de aceitar pagamentos com cartão.	A conta existe, mas ainda não recebe cartão.
O Stripe está conectado e pode receber pagamentos com cartão.	Links em faturas em andamento e enviadas podem ser pagas.
Um botão atualizar enquanto a ativação está pendente	Clique em Atualizar depois de terminar o formulário da Stripe. Voltar da Stripe também abre Pagamentos online .

A cobrança entra na conta Stripe do próprio centro. A UnitusTI não retém esse dinheiro.

12.2 O que quem paga vê

O PDF ou o e-mail contém Clique para pagar online quando o centro pode receber cartão, a fatura está Em andamento ou Enviado , e o total cobre a taxa da plataforma.

Quem paga não entra na UnitusTI. Depois do pagamento, uma página pública diz Pagamento recebido. Você pode fechar esta página. Se a pessoa sair do checkout antes, a página diz O pagamento não foi concluído. Você pode fechar esta página.

Quando a Stripe confirma o pagamento, a fatura fica Pago e a data de pagamento é preenchida. O registro de alterações grava Status Updated com origem stripe .

Um reembolso total devolve uma fatura Pago para Enviado e limpa a data de pagamento. Um reembolso parcial não muda o status.

13. Registro de alterações

Na fatura aberta, abra Registro de Alterações . É o histórico dessa fatura: criação, status, datas, número, destinatário, linhas, impostos, descontos, notas, termos, PDF criado e PDF enviado.

As entradas mais novas ficam embaixo. Se o painel já estava aberto, atualize para ver uma mudança de status que acabou de acontecer (por exemplo um pagamento com cartão).

Pagamento com cartão aparece como Status Updated , status paid , origem stripe . Enviar um rascunho por e-mail grava Status Updated para sent , e uma linha da data de envio quando essa data foi preenchida.

14. Modelos

Na lista de faturas, Mais → Modelos .

A tabela lista os nomes dos modelos. Abra um para ver o layout do PDF e da pré-visualização. Faturas novas pedem um modelo. Numa fatura existente, Alterar modelo (só com Editar ligado) troca o layout.

15. Fluxo habitual

Confirme o papel Administrador ou Gerenciador de faturas , e que Faturamento está ligado no centro.
Como administrador, defina Numeração da Fatura , Dias úteis e o assunto e o corpo do Email .
Se for receber cartão, conecte a Stripe em Pagamentos online e espere os pagamentos com cartão ficarem ativos.
Inclua itens na Tabela de preços . Vincule os códigos de serviço que serão faturados pelo calendário ou pelas notas de sessão.
Crie uma Entidade de Cobrança para quem será cobrado (muitas vezes De um cliente ou Do contato de um cliente ).
Nova factura — escolha essa entidade e um modelo.
Adicionar itens da tabela de preços, das notas de sessão, do calendário ou do zero.
Confira impostos, descontos, notas e termos.
Exportar como PDF e depois Enviar por e-mail . Uma fatura em andamento fica Enviado .
Quando o pagamento no cartão é confirmado, a fatura fica Pago . Para dinheiro ou cheque, mude o status para Pago você mesmo.
Arquivar as faturas que devem sair do dia a dia. Dá para desarquivar mudando o status.

16. Problemas comuns

Problema	O que tentar
Faturamento não está no menu Centro	Peça a um administrador para habilitar o módulo no centro.
O tour pede Administrador ou Gerenciador de faturas	Peça para incluir um desses papéis no perfil.
Configurações não salvam	Só um administrador altera as configurações. O gerenciador de faturas só visualiza.
Não consigo criar uma fatura	É preciso pelo menos um modelo e uma entidade de cobrança. O assistente para se você cancelar um dos passos.
O número novo é rejeitado	Crescente ID Ordem está ligado. Use um número maior que todos os existentes, ou desligue a regra em Numeração da Fatura .
O número da fatura não edita	Ligue ID editável nas configurações e Editar na fatura.
Datas de envio e pagamento bloqueadas	Esses campos ficam só leitura enquanto a fatura está Em andamento .
A nota de sessão não tem preço	Definir preço no passo das notas, ou crie antes um item da tabela de preços vinculado a esse código.
A importação do calendário não acha nada	Os eventos precisam de um código de serviço ligado a um item da tabela de preços, no cliente e no intervalo escolhidos.
Falta o link de pagamento no e-mail	O centro precisa poder receber cartão, e a fatura precisa estar Em andamento ou Enviado , com total acima da taxa da plataforma. Pago, cancelado e arquivado não recebem link.
Conectar com o Stripe está desabilitado	O país do centro não está habilitado na Stripe, ou você não é administrador.
A Stripe diz que a configuração não terminou ou que faltam informações	Termine o formulário da Stripe e clique em atualizar em Pagamentos online .
O e-mail saiu e o status continuou Pago	É o esperado. O e-mail não devolve uma fatura paga para enviada.
O cartão foi pago e a fatura continua Em andamento	A Stripe avisa a UnitusTI depois do checkout. Atualize a fatura. O registro deve mostrar Status Updated / paid / stripe.
Um reembolso parcial não mudou a fatura	Só o reembolso total devolve a fatura para Enviado .
A lista parece da mais antiga para a mais nova	A tabela é da mais nova para a mais antiga. O gráfico de período do Painel é do período mais antigo para o mais novo.
Apaguei um item da tabela e faturas antigas ainda mostram a linha	As linhas guardam o preço copiado na hora em que foram incluídas.

17. Glossário

Termo	Significado neste módulo
Faturamento	Este módulo. Faturas para uma entidade de cobrança, não claims de seguro.
Gerenciador de faturas	Papel que cria e envia faturas. Não edita configurações nem conecta a Stripe.
Entidade de Cobrança	Quem é impresso na fatura (pessoa, empresa ou outro). A aba do catálogo é Entidades de Cobrança .
Cliente	Quem recebe o serviço na UnitusTI. Você pode copiar um cliente para uma entidade de cobrança. Continuam sendo dois registros.
Tabela de preços	O catálogo de cobranças reutilizáveis.
Item da tabela de preços	Uma linha: preço unitário, impostos e descontos opcionais, e um código de serviço opcional.
Código de Serviço	O código de procedimento do centro. Vinculá-lo a um item permite que calendário e notas de sessão virem linhas.
Tarifa de pagador	Um preço no módulo de Seguros, para uma operadora e um código. Não é usado nestas faturas.
Valor unitário	Preço de uma unidade no item ou na linha da fatura.
Em andamento	Fatura ainda não enviada por e-mail.
Enviado	Fatura enviada por e-mail, ou marcada assim à mão.
Pago	Pagamento registrado, pela Stripe ou pela mudança de status.
Stripe	Checkout com cartão do centro. Quem paga não precisa de login na UnitusTI.
Modelo	Layout da pré-visualização e do PDF.
Registro de Alterações	Histórico de edições, e-mails e do evento de pagamento da Stripe, para uma fatura.

Este manual descreve o Faturamento como funciona na UnitusTI. Os rótulos seguem a interface em português: Faturamento, Faturas, Entidades de Cobrança, Tabela de preços, Item da tabela de preços, Configurações, Pagamentos online, Enviar por e-mail.

UnitusTI Faturamento simples — Manual do usuário