Formularios: Manual de Usuario – UnitusTI Help Center

Diseñar un formulario: secciones, preguntas, opciones, tablas, firmas y texto fijo.
Publicarlo y luego iniciar un envío para un cliente o un usuario.
Enviar un enlace por correo. Un cliente puede abrirlo sin iniciar sesión en UnitusTI.
Finalizar el envío, imprimir un PDF y, cuando el formulario se diseñó para eso, copiar las respuestas al registro del cliente.

El título de la página es Formularios Personalizados . La opción del menú y la primera pestaña se llaman Formularios .

1. Abrir Formularios

Inicia sesión en UnitusTI y selecciona tu centro.
Abre el menú Centro .
Elige Formularios .

La opción aparece para administradores, maestros, paraeducadores, acudientes y los demás roles del centro a los que UnitusTI concede este módulo. Si no la ves, tu perfil no incluye uno de esos roles.

La página abre en la pestaña Formularios . Envíos es la segunda pestaña. Configuración está en la misma fila.

También puedes abrir los envíos de una persona desde la página de esa persona. Consulta el §14.

2. Antes de empezar

2.1 Quién puede cambiar un formulario o un envío

Acción	Quién
Abrir Formularios, diligenciar un envío, imprimir, exportar	Quien pueda abrir el módulo.
Diseñar un formulario, publicarlo o devolverlo a borrador	Un Administrador , o el usuario que creó ese formulario. El diseño solo está disponible mientras el formulario está en Borrador .
Borrar un formulario	Un Administrador , o el usuario que lo creó.
Terminar, reabrir, archivar o aplicar respuestas al registro del cliente	Un Administrador , o el usuario que inició ese envío.

Autor en el formulario abierto muestra el id de usuario de esa persona.

2.2 Configuración

Configuración aplica a todo el centro. Ábrela desde la fila de pestañas.

Campo	Qué controla
Días que el enlace del cliente permanece abierto	Cuántos días sigue válido el enlace de un cliente enviado con Enviar . El valor inicial es 14. Debe estar entre 1 y 365.
Plantilla de correo electrónico del cliente	Asunto , Cc y Plantilla para correo electrónico al asignar un formulario a un cliente.
Plantilla de correo electrónico del usuario	Los mismos tres campos al asignar un formulario a un usuario.

La nota bajo las plantillas dice: %NAME%, %FORM% y %LINK% se reemplazan al enviar el mensaje.

Si el centro nunca ha guardado la configuración, los mensajes nuevos empiezan así:

Asunto: A form was assigned to you: %FORM%
Cuerpo: Hello %NAME%, / A form was assigned to you: %FORM%. / %LINK%

Guardar almacena el diálogo. Cancelar lo descarta.

3. Las dos pestañas

Pestaña	Qué es
Formularios	El catálogo de formularios que diseñas. Un formulario publicado es el que se asigna.
Envíos	Una copia diligenciada de un formulario, para un cliente o un usuario.

Configuración es un botón de esta fila. No es una tercera pestaña.

4. Lista de formularios

Abre Formularios .

Las columnas son Nombre , Descripción y Estado . Escribe en la casilla de nombre o descripción para filtrar las filas que ya están en pantalla. Estado puede ser Todo , Borrador o Publicado .

Haz clic en una fila para seleccionarla. Haz clic en el nombre para abrir el formulario.

El botón de la derecha cambia con la selección:

Qué está seleccionado	Botón
Nada, o un Borrador	Nuevo formulario
Un formulario Publicado	Iniciar envío

Más → Exportar descarga la lista filtrada en Excel.

A la izquierda del nombre, el menú de la fila (visible al pasar el cursor o al seleccionarla) tiene:

Opción	Qué hace
Clonar	Pide un nombre nuevo y abre una copia en Borrador .
Borrar	Visible para un administrador o el autor. Confirma con Borrar y Acción irreversible .

El nombre debe tener más de 3 caracteres y menos de 100. Continuar permanece deshabilitado hasta que el nombre cumpla eso.

5. Crear y diseñar un formulario

5.1 Crear

En Formularios , haz clic en Nuevo formulario .
El título es Nueva Plantilla . Escribe el nombre y elige Continuar .
El formulario nuevo se abre en Borrador .

Todavía no tiene secciones. El mensaje es Este Formulario no tiene secciones.

5.2 El editor

Tres zonas:

El borde izquierdo es el esquema. Ábrelo para ir al título, a una sección o a un campo.
El centro es el formulario.
El borde derecho es el editor de lo que hagas clic. Ciérralo con la flecha. Si la selección no se puede resolver, dice Seleccione una zona .

Haz clic en el título subrayado para editar el formulario: Nombre , Descripción , Autor y Creado . Autor y Creado son de solo lectura. Guardar almacena el nombre y la descripción. Crear Sección inicia una sección.

Un formulario publicado se abre en modo de consulta. Elige Borrador en la barra antes de cambiarlo. Consulta el §5.8.

5.3 Secciones

Crear Sección pide Nombre , Descripción y Repetible . Si la sección se repite, indica Repeticiones máximas y luego Ok .

Haz clic en el título de la sección para editarla a la derecha:

Campo	Notas
Nombre , Descripción	Se muestran en el formulario.
Repetible	Quien diligencia puede agregar copias de esta sección, entre Mínimo y Máximo .
Guardar	Almacena la sección.
Crear Campo	Agrega una pregunta. Consulta el §5.4.

El menú de la sección puede Mover hacia arriba , Mover hacia abajo o Borrar .

En un envío, una sección repetible se puede clonar o quitar desde ese mismo menú, dentro del mínimo y el máximo. La confirmación de una copia es Duplicar Sección .

5.4 Campos

Selecciona la sección.
Haz clic en Crear Campo .
El título es Campo Nuevo . Elige un Tipo y Continuar .
El campo nuevo queda seleccionado a la derecha. Indica Nombre y Descripción , y luego Guardar .

La descripción es el icono de ayuda junto a la pregunta.

El menú del campo puede Mover hacia arriba , Mover hacia abajo o Borrar . Borrar confirma con ¿Realmente deseas eliminar este elemento?

5.5 Tipos de campo

Tipo	Qué diligencia la persona
Texto Corto	Una línea.
Texto Largo	Varias líneas.
Fecha , Tiempo , Fecha y hora	Una fecha, una hora, o ambas.
Número , Número con decimales	Un entero, o un número con decimales.
Verdadero / Falso	Un valor de sí o no.
Correo electrónico , Teléfono	Se comprueban como correo o como teléfono.
Selección única	Una opción.
Selección Múltiple	Cualquier número de opciones.
Tabla	Una cuadrícula. Consulta el §5.7.
Bloque de Texto estático	Texto que escribes para quien lee. No es una respuesta y no tiene la casilla Obligatorio .
Firma	Una firma. El personal usa el panel de firma. Quien abre el enlace público la dibuja y escribe un nombre. Una firma vacía muestra Firma pendiente .

Obligatorio exige una respuesta antes de aceptar el valor. Valor por defecto es el valor inicial de un campo simple. Indícalo en el diseño y luego Guardar .

5.6 Origen y objetivo

Origen está disponible en Texto Corto y Texto Largo . Copia un valor del registro del cliente cuando el envío es para un cliente.

Origen	Qué se copia
Todo	Nada. El campo queda vacío hasta que alguien lo escriba.
Administrador del Caso	El nombre del primer administrador del caso en el equipo del cliente.
Acudiente/Responsable legal	El nombre del primer responsable legal.
Contacto de emergencia	Teléfonos, correo y código postal de los contactos de emergencia, unidos.
Nombre del maestro	Aparece en el menú. No se copia. Un envío de cliente que use este origen puede fallar al iniciarse. Deja el origen en Todo , salvo que quieras uno de los tres orígenes anteriores.

La copia ocurre al crear el envío, y otra vez cuando eliges Actualizar campos automáticos en Más de un envío de cliente abierto.

Objetivo escribe una respuesta de vuelta en el registro del cliente después de finalizar el envío. Consulta el §10. La opción vacía es Ninguno .

Tipo de campo	Objetivos que puedes elegir
Texto Corto	Nombre , Segundo Nombre , Apellido
Fecha	Fecha de nacimiento
Correo electrónico	Correo Electrónico
Teléfono	Teléfono de la casa , Móvil/ Celular

Cada objetivo se puede usar en una sola pregunta. Guardar una segunda pregunta con el mismo objetivo muestra Esta actualización ya está en otra pregunta.

5.7 Opciones y tablas

Selecciona un campo de Selección única o Selección Múltiple . En el formulario, el menú del elemento puede Mover hacia arriba , Mover hacia abajo , Insertar antes , Insertar después , Borrar Fila y Configuración . Un elemento nuevo pide Escribe el nombre del elemento . El nombre debe tener más de 2 caracteres.

Disponer en fila coloca las opciones a lo ancho. Déjalo sin marcar para apilarlas.

Selecciona una Tabla . En el encabezado de una columna, el menú puede Mover a la izquierda , Mover a la derecha , Insertar antes , Insertar después , Borrar , Renombrar y Configuración . Configuración define el Tipo de la columna y si es Obligatorio . Fijar columnas y Fijar filas impiden reorganizar el encabezado mientras se diligencia. Una columna de tabla no puede ser a su vez una tabla, una lista de opciones, una firma ni un bloque de texto estático.

5.8 Publicar

En un Borrador , Publicar pregunta ¿Seguro que deseas publicar este formulario? Después de confirmar, el estado es Publicado .

Un formulario publicado se puede asignar. No se puede rediseñar hasta que elijas Borrador en la barra. Los envíos ya iniciados conservan la copia que recibieron. Los cambios posteriores del formulario no los reescriben.

Cerrar vuelve a la lista.

6. Lista de envíos

Abre Envíos .

Las columnas son Nombre , Descripción , Tipo , Cliente , Usuario y Estado .

Filtro	Opciones
Nombre , Descripción	Coincidencia de texto en las filas ya cargadas.
Tipo	Todo , Cliente o Usuario .
Estado	Todo , Asignado o Finalizado .

Cliente muestra el nombre del cliente. Usuario muestra el id de usuario.

Cuando Tipo es Cliente o Usuario , escribe el id de esa persona en la casilla de la izquierda y sal del campo (o pulsa Enter). El nombre aparece bajo la casilla y la lista se recarga para esa persona. Un id vacío muestra una lista vacía.

Un envío de cliente finalizado que todavía necesita el §10 muestra Revisión pendiente bajo el estado.

Nuevo inicia un envío. Más → Exportar descarga la lista filtrada en Excel. Haz clic en el nombre para abrir el envío.

Los envíos archivados siguen en Todo . El filtro de estado no tiene la opción Archivado.

7. Iniciar un envío

Nuevo en Envíos , o Iniciar envío en un formulario publicado, abre Iniciar envío .

Formulario de Cliente — un formulario publicado. Si partiste de una fila publicada, ya viene indicado y no se puede cambiar.
Tipo — Cliente o Usuario .
Seleccionar Cliente o Seleccionar Usuario .
Nombre — el nombre del envío. Empieza siendo el nombre del formulario. Puedes cambiarlo.
Siguiente .

El paso siguiente es Plantilla para correo electrónico :

Campo	Notas
Para	El correo de la persona. Obligatorio para enviar.
Cc	Empieza desde Configuración .
con copia oculta	Opcional.
Asunto	Empieza desde Configuración . %FORM% y %NAME% ya están reemplazados.
Plantilla para correo electrónico	Previsualizar o Editar . El texto dice %LINK% se reemplaza con el enlace de la entrega al enviar el mensaje.

Botón	Qué hace
Regresar	Vuelve al formulario y a la persona.
Continuar sin correo	Crea el envío y no envía correo.
Enviar	Crea el envío y envía el mensaje. Para , Asunto y el cuerpo deben estar diligenciados.

El mensaje a un cliente contiene un enlace público. La persona no inicia sesión. El enlace permanece abierto durante Días que el enlace del cliente permanece abierto . El mensaje a un usuario contiene un enlace de UnitusTI. El usuario inicia sesión para abrirlo.

Si el mensaje no se puede enviar, el envío igual se crea. Ábrelo desde Envíos .

8. Diligenciar un envío

El estado de un envío nuevo es Asignado .

Haz clic en una pregunta y escribe la respuesta. Las respuestas cortas se guardan al salir del campo. Una opción, una tabla o una firma se guarda al cambiarla.

Actualizar campos automáticos (en Más ) aparece en un envío de cliente que tiene al menos un Origen . Vuelve a copiar esos valores desde el registro del cliente.

La fila de invitación bajo el título se describe en el §12.

9. Terminar, reabrir y archivar

Terminar está junto al estado, y también en Más , mientras el envío está Asignado y eres administrador o el autor. Pregunta ¿Seguro que deseas finalizar este envío? El estado pasa a Finalizado .

Un envío finalizado no se puede editar. Reabrir pregunta ¿Seguro que deseas reabrir este envío? y lo devuelve a Asignado . Reabrir quita Revisión pendiente .

Archivar en Más pone el estado en Archivado . Un envío archivado no se ofrece para finalizar, y su enlace público deja de funcionar.

10. Aplicar respuestas al registro del cliente

Este paso existe cuando se cumple todo esto:

El envío es para un Cliente .
Al menos una pregunta tiene un Objetivo .
El estado es Finalizado .
Eres administrador o el autor.

La lista y el envío abierto muestran Revisión pendiente . Más → Aplicar abre Aplicar al registro del cliente .

Columna	Significado
Campo	La pregunta.
Valor actual	Lo que tiene ahora el registro del cliente.
Respuesta enviada	Lo que se respondió. Una respuesta en blanco dice Sin cambio y no se puede seleccionar.

Las filas marcadas se escriben en el registro del cliente al elegir Aplicar . Revisión pendiente desaparece entonces. El registro del cliente no cambia hasta que aplicas.

11. El enlace público

El enlace del correo a un cliente abre el envío sin iniciar sesión en UnitusTI. La persona responde y elige Terminar . La confirmación es la misma pregunta de finalizar. La página dice entonces Este envío ya fue completado.

Finalizar desde el enlace también marca el envío como Finalizado . Si el formulario tiene objetivos, queda en Revisión pendiente . El autor y el equipo del cliente reciben un correo. Ese aviso está en inglés. El asunto es A submission was finished: más el nombre del envío, y el cuerpo enlaza de vuelta a UnitusTI.

Qué ve la persona	Significado
Este enlace expiró.	Pasó la fecha de vencimiento.
Este enlace no es válido.	El enlace es desconocido, o el envío fue archivado.
Este envío ya fue completado.	Alguien ya lo finalizó. El enlace no muestra las respuestas.

12. Invitar

En un envío Asignado abierto, la fila bajo el título es una invitación aparte. No envía correo. Usa el §7 cuando quieras que el mensaje salga.

Campo	Notas
Correo electrónico	La dirección para la que se guarda la invitación.
Permiso	Ver puede abrir el enlace y no puede cambiar respuestas. Diligenciar y Actualizar pueden responder y Terminar .
Vencimiento	La fecha en que el enlace deja de funcionar. Obligatoria.
Invitar	Guarda la invitación. El aviso es ¡Guardado exitosamente!

13. Imprimir y registro de cambios

En el formulario o el envío abierto, Más incluye:

Opción	Qué hace
Imprimir	Descarga un PDF del formulario o del envío abierto.
Registro de cambios	Abre el canal de actividad de ese envío. El título es el nombre del envío. Las entradas incluyen el correo enviado al asignar, Finalizado y el paso de aplicar.

14. Formularios en la página de un cliente o un usuario

Página	Pestaña	Qué obtienes
Ficha del cliente, y matrícula del cliente	Formularios Personalizados	Los envíos de ese cliente. Las columnas son Nombre , Estado , Creado , Ultima Actualización y Revisión pendiente . Nuevo abre Formularios con Iniciar envío ya dirigido a este cliente.
Cuenta de usuario	Formularios Personalizados	Los envíos de ese usuario. No hay botón Nuevo ni columna Revisión pendiente .
Información del centro	Formularios Personalizados	Envíos guardados con ámbito de centro. Los envíos nuevos se crean para un cliente o un usuario, así que esta lista suele estar vacía.

Filtra por Nombre . El tamaño de página es 10, 25 o 50. La lista vacía dice Sin datos . Haz clic en el nombre para abrir el envío en Formularios.

15. Recorrido habitual

Abre Centro → Formularios .
En Configuración , indica Días que el enlace del cliente permanece abierto y las plantillas de correo del cliente y del usuario.
Nuevo formulario . Agrega secciones y campos. Indica Origen u Objetivo solo en las preguntas que deban leer o escribir el registro del cliente.
Publicar .
Iniciar envío . Elige el cliente o el usuario. Enviar , o Continuar sin correo .
La persona diligencia el enlace público, o tú diligencias el envío en UnitusTI.
Terminar .
Si la lista muestra Revisión pendiente , abre el envío y Aplicar las respuestas que quieras en el registro del cliente.
Imprimir cuando necesites un PDF. Archivar cuando el envío deba salir del trabajo diario.

16. Solución de problemas

Problema	Qué probar
Formularios no está en el menú Centro	Tu perfil necesita un rol que incluya este módulo, como administrador, maestro, paraeducador o acudiente.
Nuevo formulario no continúa	El nombre debe tener más de 3 caracteres y menos de 100.
El formulario no acepta cambios	Está Publicado , o no eres administrador ni el autor. Elige Borrador si puedes rediseñarlo.
Falta Publicar	No eres administrador ni el autor, o el formulario ya está publicado. Un formulario publicado muestra Borrador en su lugar.
Falta Iniciar envío en la lista de formularios	Selecciona una fila Publicado . Nuevo formulario es el botón de un borrador o de cuando no hay selección.
La lista de formularios del asistente está vacía	Publica un formulario primero. El asistente solo lista formularios publicados.
Un envío de cliente falla en cuanto envías o continúas	El Origen de un campo es Nombre del maestro , u otro origen que el registro no puede llenar. Pon el Origen en Todo , Administrador del Caso , Acudiente/Responsable legal o Contacto de emergencia , publica de nuevo e inicia un envío nuevo.
Falta Actualizar campos automáticos	El envío debe ser de un cliente, seguir Asignado y tener al menos un Origen .
Esta actualización ya está en otra pregunta.	Elige Ninguno , o un objetivo que ninguna otra pregunta use.
El cliente no recibió el correo	Para debe estar diligenciado, y debes elegir Enviar en lugar de Continuar sin correo . Revisa Configuración si el asunto o el cuerpo están vacíos.
El enlace del cliente dice que expiró	Ya pasaron los Días que el enlace del cliente permanece abierto , o el Vencimiento de Invitar está en el pasado. Inicia de nuevo o reabre y envía un mensaje nuevo.
El enlace dice que no es válido	La dirección es incorrecta, o el envío fue archivado.
El enlace dice que el envío ya fue completado	Alguien eligió Terminar . El personal lo abre desde Envíos . El enlace público no muestra las respuestas después de eso.
Faltan Terminar o Aplicar	Debes ser administrador o el autor. Terminar es para Asignado . Aplicar es para un envío de cliente finalizado que todavía muestra Revisión pendiente .
Aplicar no lista una pregunta	Esa pregunta no tiene Objetivo , o el tipo del objetivo no coincide con el tipo de campo del §5.6.
Una respuesta en blanco no se puede marcar	Esa fila es Sin cambio . No se escribe en el registro del cliente.
Reabrir quitó Revisión pendiente	Es lo esperado. Finaliza el envío otra vez para pedir la revisión de nuevo.
Un envío antiguo no tomó un cambio del formulario	Cada envío conserva el formulario tal como estaba al iniciarse. Inicia un envío nuevo después de publicar el cambio.
Falta Borrar en una fila	Borrar está limitado a un administrador o al autor.

17. Glosario

Término	Significado en este módulo
Formularios	Este módulo, y la pestaña que lista los diseños.
Formularios Personalizados	El título de la página, y la pestaña en la página de un cliente, un usuario o el centro.
Formulario de Cliente	El campo del asistente de asignación que elige el formulario publicado.
Borrador	Un formulario que todavía se puede diseñar. No se puede asignar.
Publicado	Un formulario que se puede asignar. Elige Borrador para diseñarlo de nuevo.
Envío	Una copia de un formulario publicado para un cliente o un usuario.
Asignado	Un envío que sigue abierto para respuestas.
Finalizado	Un envío que se finalizó. Las respuestas quedan bloqueadas hasta Reabrir .
Archivado	Un envío retirado del trabajo diario. Su enlace público ya no abre.
Revisión pendiente	Un envío de cliente finalizado cuyos objetivos aún no se aplicaron al registro del cliente.
Origen	De dónde una pregunta de texto corto o largo copia un valor del registro del cliente.
Objetivo	Qué campo del registro del cliente puede actualizar una respuesta al Aplicar .
Permiso	Lo que permite un enlace público: Ver , Diligenciar o Actualizar .
Autor	El id de usuario de quien creó el formulario o inició el envío.

Este manual describe Formularios tal como funciona en UnitusTI. Las etiquetas siguen la interfaz en español: Formularios, Envíos, Nuevo formulario, Iniciar envío, Borrador, Publicado, Asignado, Finalizado, Configuración, Aplicar al registro del cliente.