Formularios de Clientes: Planes de Educación Personalizados
Formularios de Usuarios: Hojas de vida
Formularios de centro: Registro de inspección de seguridad
Formularios Personalizados vs. Evaluaciones
Encontrando los formularios en UnitusTi
Introducción
Importante: Esta herramienta se encuentra en estado BETA. Está bajo desarrollo activo y puede sufrir cambios importantes a medida que se agregan o remueven nuevas características. I consideras que la herramienta de Formularios Personalizados aporta valor a tu organización, por favor ensáyala y envíanos tus comentarios. Tus ideas y sugerencias son bienvenidas!
Los Formularios Personalizados son una nueva herramienta en la plataforma UnitusTI que permite a los usuarios diseñar sus propias plantillas.
Puedes diseñar diferentes plantillas de formularios, para tres contextos diferentes:
- Formularios de Centro
- Formularios de Usuario
- Formularios de Cliente
En el paso siguiente, puedes visitar el perfil de usuarios ó clientes específicos (o el área de Formularios Personalizados de tu centro) y crear formularios a partir de las plantillas que previamente diseñaste. Los datos de un formulario pueden ser diligenciados de manera colaborativa.
Casos de Uso
Formularios de Clientes: Planes de Educación Personalizados
En las escuelas, Un Plan de Educación Personalizado (IEP) se utiliza para planear, gestionar y hacer seguimiento del progreso de un estudiante que recibe educación especial.
Estos documentos son manejados típicamente por un equipo que incluye profesores, profesores con especialidad en necesidades educativas especiales, terapeutas, padres y el estudiante. Por lo tanto, es importante que el documento soporte acceso concurrente, versionamiento y auditoría de cambios.
Puedes crear Formularios de IEP por estudiante (“cliente”) y llevar un registro histórico de los cambios a través del año escolar.
Formularios de Usuarios: Hojas de vida
Podrías querer diseñar un formulario estandarizado para registrar la hoja de vida de cada uno de los miembros de tu equipo. En este caso, una plantilla de tipo “Usuario” te permitirá lograr este objetivo.
Formularios de centro: Registro de inspección de seguridad
Supongamos que cada mes quieres realizar una revisión del estado físico de las instalaciones de tu centro, para asegurar que todos los muebles, puertas, ventanas, etc. son seguros desde el punto de vista de tus clientes.
Puedes diseñar un formulario llamado “Registro de inspección de seguridad” de tipo “Centro”, y guardarlo en el área de documentos del centro.
Formularios Personalizados vs. Evaluaciones
Los formularios personalizados extienden la habilidad de UnitusTI de almacenar información de tus clientes de manera segura. Ellos complementan el módulo de Evaluaciones, y algunas veces necesitarás considerar en qué escenarios resulta más apropiada una u otra herramienta.
Evaluaciones |
Formularios Personalizados |
Pueden usarse para comparar valores estadísticos y puntuaciones entre múltiples ejecuciones e incluso entre diferentes clientes. |
No ofrece la habilidad de calcular puntuaciones ni realizar comparaciones entre documentos. Está más orientado a mantener documentos que pueden ser editados sobre un periodo largo de tiempo. |
Una vez la evaluación es finalizada, no puede ser editada. Necesitas realizar otra ejecución de la misma evaluación, repitiendo la captura de datos.
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La información registrada está disponible para edición la siguiente vez que abres el documento, siempre y cuando tengas permisos de editor sobre el mismo.
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No puedes modificar datos antiguos. |
Puedes modificar datos antiguos. |
Sólo un usuario puede ejecutar una misma evaluación a la vez |
Un equipo de usuarios puede realizar cambios concurrentes al mismo documento. |
Encontrando los formularios en UnitusTi
Existen cuatro lugares en donde puedes encontrar Formularios en UnitusTI:
- La herramienta Diseñador de formularios : puede ser encontrado en la pantalla de “Caja de Herramientas”. Debes usar el diseñador cada vez que quieras diseñar una nueva plantilla de formularios.
- Los Formularios de Centro los puedes encontrar en la pantalla Centro - Información del Centro :
- Los Formularios de Usuario están ubicados en el perfil de cada usuario: Centro - Lista de Usuarios - Actualizar Cuenta:
- Los Formularios de Cliente pueden encontrarse en cada uno de los perfiles de cliente Centro - Mis Clientes - Actualizar:
Comprendiendo los Formularios
Los Formularios Personalizados son formularios que puedes diseñar usando el Diseñador de la caja de herramientas, y luego asociar copias a clientes, usuarios, o a nivel de centro.
Un Formulario contiene secciones, y cada sección contiene campos con diferentes propiedades y opciones de configuración. Algunos de estos campos tienen la habilidad de obtener valores directamente de registros almacenados en otras partes de UnitusTI, como por ejemplo, el nombre del guardián legal de un cliente.
Bloquear y desbloquear
Un formulario de centro, usuario o cliente puede ser bloqueado por los editores para evitar cambios al documento de manera temporal. El ícono de candado abierto en la parte superior indica que el documento acepta cambios:
Haciendo clic en el candado, se puede llevar a estado Bloqueado:
Asignando miembros
Puedes asociar un equipo de usuarios a un Formulario, cada uno con diferentes privilegios: Propietario, Editor y Observador.
En el ejemplo del IEP para escuelas, un equipo puede estar conformado por el director de la escuela, el sicólogo, los padres, etc. Algunos de ellos tendrán privilegios para cambiar información, mientras que para otros, es desable que sólo puedan ver la información pero sin modificarla.
Se espera de el quipo de IEP que actualize el mismo documento a lo largo del año, en reuniones periódicas.
Un formulario permite que múltiples usuarios editen campos al mismo tiempo, y también ofrece la habilidad de auditar los cambios campo por campo.
Puedes asignar al formulario múltiples miembros con roles específicos haciendo click en el menú desplegable “miembros”, cada miembro debe ser asignado a uno de los tres roles: Propietario, Editor u Observador.
- Los Propietarios son los únicos que pueden borrar un formulario ó cambiar el estado del mismo.
- Los editores pueden editar valores del formulario.
- Los observadores sólo pueden leer la información, sin realizar ningún cambio.
Campos automáticos
Para algunos campos es posible configurar una fuente de datos conectada a la base de datos de UnitusTI para obtener valores específicos.
Esta es la lista de fuentes soportados hasta el momento:
Nombre de la fuente |
Origen de los datos |
Administrador de Caso |
De la lista de Miembros del Equipo en el perfil del cliente, selecciona alguno de los miembros que tenga activada la marca de “Administrador de Caso”.
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Guardián Legal |
De la lista de Contactos del cliente, selecciona el nombre completo del guardián legal.
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Contacto del Padre |
De la lista de Contactos del cliente, selecciona el teléfono, e-mail y dirección de correo del guardián legal.
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Mejoras Futuras
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