Manual de Usuario: Facturación – UnitusTI Help Center

Mantener una Lista de precios de servicios, productos, impuestos y descuentos.
Mantener Entidades : las personas y empresas a las que se dirige la factura.
Crear facturas, agregar líneas desde la lista de precios, el calendario o notas de sesión firmadas, y aplicar impuestos y descuentos.
Exportar un PDF, enviarlo por correo y registrar cuándo se envió.
Recibir el pago con tarjeta por Stripe, o marcar la factura como pagada a mano (efectivo, cheque u otro medio).

Facturación no es el módulo de Seguros. Los reclamos de seguro usan tarifas del pagador y se envían a las aseguradoras. Este módulo cobra a quien aparece en la factura. Un Ítem de lista de precios es lo que paga la familia (u otra parte). Una tarifa de pagador es lo que se le cobra a una aseguradora por un código de servicio. Las dos listas permanecen separadas.

1. Abrir Facturación

Inicia sesión en UnitusTI y selecciona tu centro.
Abre el menú Centro .
Elige Facturación .

La opción solo aparece cuando el módulo está habilitado para el centro. Si no la ves, pídeselo a un administrador del centro.

Dentro del módulo, las facturas, la lista de precios y las entidades solo están disponibles si tu perfil tiene el rol Administrador o Administrador de facturación . Sin uno de esos roles, el recorrido inicial muestra: Para usar esta herramienta necesitas el rol de "Administrador" ó "Administrador de facturación".

Configuración la pueden abrir ambos roles. Solo un Administrador puede cambiarla. El administrador de facturación la ve en modo de consulta.

2. Antes de empezar

Completa esta preparación antes de la primera factura real.

2.1 Roles

Administrador — configuración, conexión con Stripe y el trabajo diario.
Administrador de facturación — trabajo diario. No edita la configuración ni conecta Stripe.

2.2 Lista de precios

Abre la pestaña Lista de precios . Agrega cada servicio o producto que cobras, con un precio unitario. Enlaza el ítem a un Código de servicio cuando quieras facturar eventos del calendario o notas de sesión que usen ese código.

Los ítems Inactivo siguen en la lista, pero no deben usarse en líneas nuevas.

2.3 Entidad

La entidad es a quién va dirigida la factura. Se puede copiar de un cliente, de un usuario o de un contacto del cliente, o escribirse en blanco. Puede ser una persona o una empresa. No es el mismo registro que el cliente de UnitusTI.

2.4 Plantilla de la factura

Toda factura nueva usa una plantilla (el diseño del PDF y de la vista previa). Debe existir al menos una plantilla antes de crear una factura. La primera vez, eliges Seleccionar plantilla .

2.5 Configuración (administradores)

En cualquiera de las tres pestañas, haz clic en Configuración .

Pestaña	Qué controla
Numeración de facturas	Si el número se puede editar, ceros a la izquierda, si los números nuevos deben seguir creciendo, el primer número, y las Notas y Términos y condiciones que se copian a las facturas nuevas.
Fechas	Días de vencimiento — cantidad predeterminada de días después de la fecha de creación para el vencimiento. Cero significa sin fecha de vencimiento.
Correo electrónico	Direcciones en copia oculta, el asunto y el cuerpo usados al enviar el PDF.
Pagos en línea	Conecta la cuenta de Stripe del centro para que las familias paguen con tarjeta.

Guarda el diálogo cuando cambies numeración, fechas o correo. Pagos en línea usa su propio botón Conectar con Stripe .

2.6 Pagos en línea (opcional)

El pago con tarjeta solo está disponible para centros en un país que UnitusTI habilitó en Stripe. Si no, Conectar con Stripe permanece deshabilitado y la ayuda dice que por el momento esta funcionalidad no está disponible en su zona.

Un administrador conecta Stripe una vez. Cuando la cuenta está conectada y los pagos con tarjeta están activos, las facturas en Borrador o Enviado pueden incluir un enlace de pago.

3. Recorrido inicial

La primera vez que abres Facturación, un recorrido corto muestra la factura de la izquierda:

Herramienta de Facturación: Tour rápido
Seleccionar una Persona
Agregar items personalizados
Agregar Items a partir de Códigos de Servicio
Configurar impuestos y descuentos
Consultar la guía de usuario

Usa Regresar y Siguiente . Al terminar, Continuar abre la lista de facturas. Marca No mostrar de nuevo para saltar el recorrido en las próximas visitas.

El recorrido menciona la guía del centro de ayuda. Este documento es el manual del personal para las mismas pantallas.

4. Las tres pestañas

Después del recorrido, la parte superior tiene tres pestañas y Configuración :

Pestaña	Qué es
Facturas	La lista de facturas y los gráficos.
Entidades	Personas y empresas a las que puedes cobrar.
Lista de precios	Precios, impuestos y descuentos reutilizables.

Más → Manual de usuario en las listas abre el curso de ayuda del producto, no este archivo.

5. Entidades

Abre Entidades .

La tabla muestra nombre, número de identificación y estado. Haz clic en la fila para abrirla. Nuevo inicia el asistente.

5.1 Crear una entidad

El asistente pregunta si copias la información de un registro de UnitusTI o si la creas en blanco:

Opción	Qué se copia
De un usuario	Un usuario de UnitusTI.
De un Cliente	La ficha de un cliente.
De un contacto de cliente	Un contacto de la ficha del cliente.
En blanco	Un formulario vacío.

Revisa los campos copiados antes de guardar. La entidad es una copia que se usa en las facturas. Los cambios posteriores del cliente o del usuario no cambian las facturas que ya tienen esa entidad, salvo que las actualices (ver §9.2).

5.2 Editar una entidad

Activa Editar , cambia un campo y guárdalo.

Campo	Notas
Nombre, apellido	Aparecen en la factura.
Número de identificación y tipo	Identificación del ciudadano, pasaporte, NPI, empresa u otro.
Estado	Activo o Inactivo .
Tipo	Entidad (una persona), Empresa u Otro .
Dirección, ciudad, estado, país, código postal	Se imprimen en la factura.
Correo, teléfono, móvil	Para contactar o enviar la factura.

Borrar quita la entidad cuando ya no se necesita. No borres una entidad que las facturas todavía usan.

6. Lista de precios

Abre Lista de precios .

La tabla muestra nombre, descripción, estado y código de servicio. Haz clic en la fila para abrir el ítem. Nuevo inicia el asistente.

6.1 Crear un ítem de lista de precios

Elige:

Usando un Código de Servicio — selecciona el código. El nombre y la descripción se llenan desde ahí, y el ítem queda enlazado. Úsalo cuando vayas a facturar calendario o notas de sesión.
En blanco — escribe el ítem tú mismo.

Luego define:

Nombre y Descripción
Tipo — código de servicio, servicio, producto, impuesto, descuento, promoción u otro
Valor unitario — el precio de una unidad
Impuestos antes de descuentos , Descuentos e Impuestos después de descuentos — listas opcionales que se aplican cuando el ítem entra en una factura

El título de creación es Crear ítem de lista de precios . El texto de ese paso dice que el ítem puede ser un producto o un servicio que cobras, o un conjunto de impuestos y descuentos para aplicar en facturas después.

6.2 Editar un ítem de lista de precios

Activa Editar . Cambia nombre, descripción, estado ( Activo / Inactivo ), tipo, precio unitario, impuestos, descuentos o el código de servicio enlazado. Cada campo se guarda al salir de él.

Borrar quita el ítem del catálogo. No reescribe las líneas que ya están en facturas.

7. Lista de facturas

Abre Facturas .

La lista va de la más nueva a la más antigua (la fecha de creación más reciente arriba). Las columnas son número, nombre, estado, fecha de creación, fecha enviado, fecha pagado, fecha de vencimiento y total. Una fila de totales queda debajo de la página.

Filtros

Nombre — el nombre de a quién se factura.
Estado — Todo, Borrador, Enviado, Pagado, Cancelado o Archivado. Cada opción muestra la cantidad y el monto en ese estado para el filtro actual.
Período — período inicial y final. Cambiar el período vuelve a cargar la lista.

El tamaño de página es 25, 50 o 100.

Botones

Botón	Qué hace
Nueva Factura	Empieza un borrador. Ver §8.
Exportar	Descarga la lista filtrada en Excel.
Más → Plantillas	Abre la lista de plantillas.
Más → Manual de usuario	Abre el curso de ayuda del producto.

Gráficos

Alterna Facturas / Tablero encima de la tabla. El Tablero usa las mismas facturas filtradas: montos por estado, por destinatario y por período. El gráfico de período sigue del período más antiguo al más nuevo, aunque la tabla vaya de la más nueva a la más antigua.

8. Crear una factura

Haz clic en Nueva Factura .
Selecciona una entidad, o crea una en el mismo asistente.
Elige Seleccionar plantilla .
UnitusTI crea un Borrador en el período actual y lo abre.

La fecha de vencimiento es la fecha de creación más los Días de vencimiento de la configuración, cuando ese número es mayor que cero. Las notas y los términos empiezan por las plantillas de la configuración.

Te quedas en la factura nueva. La lista se actualiza la próxima vez que abras Facturas .

9. Trabajar en una factura

A la izquierda está la vista previa (el mismo diseño que el PDF). A la derecha está el editor de lo que hagas clic.

Activa Editar antes de cambiar campos. El interruptor se oculta en una factura archivada y queda deshabilitado si la factura no es de tu centro.

Haz clic en una zona de la vista previa para abrir el editor correspondiente:

Clic	Editor
Fechas, número, estado	Número, estado y fechas de creación, envío, pago y vencimiento.
Bloque del destinatario	La entidad de esta factura.
Una línea	Esa línea (descripción, cantidad, precio, impuestos, descuentos).
Agregar línea	Abre Agregar Items .
Notas	Notas de la factura.
Términos	Términos de la factura.
Totales de subtotal, impuesto o descuento	Impuestos y descuentos de toda la factura.
Bloque del centro	Nombre y dirección del centro impresos en la factura.

Los totales de la vista previa se actualizan al guardar una línea o un impuesto.

9.1 Estado y fechas

Haz clic en la zona de estado o de fechas.

Estado	Significado
Borrador	Todavía no se ha enviado.
Enviado	El PDF se envió por correo, o alguien marcó ese estado a mano.
Pagado	El pago quedó registrado (tarjeta o cambio manual de estado).
Cancelado	Ya no se espera el pago.
Archivado	Fuera del trabajo diario. Se puede seguir abriendo.

Haz clic en el estado para cambiarlo. En una factura archivada, confirma primero que quieres desarchivarla y luego elige el nuevo estado.

En Borrador , la fecha de envío y la fecha de pago no se pueden editar. Cuando la factura deja de ser borrador, esas fechas se pueden editar con Editar activado.

El número solo se puede editar cuando ID Editable está activado en la configuración. Si IDs siempre crecientes está activado, el número nuevo debe ser mayor que todos los demás números del centro.

9.2 Destinatario

Haz clic en a quién se factura en la vista previa.

Actualizar desde Cliente — copia la ficha actual del cliente en esta factura cuando la entidad se creó desde un cliente. Solo aparece en modo de edición.
Actualizar desde Usuario — lo mismo cuando la entidad se creó desde un usuario.
Cambiar Entidad — elige otra entidad para esta factura.

También puedes corregir nombre, dirección y los demás campos solo en esta factura, sin cambiar el registro de Entidades .

9.3 Líneas

En una línea puedes cambiar descripción, cantidad, precio unitario y los impuestos y descuentos de la línea. Quitar la línea actualiza los totales.

9.4 Impuestos y descuentos de toda la factura

Son distintos de los impuestos guardados en el ítem de lista de precios. Se aplican al subtotal de la factura:

Impuestos antes de descuentos
Descuentos
Impuestos después de descuentos

Agrégalos en el momento, o trae un conjunto que ya guardaste en un ítem de lista de precios (por ejemplo un descuento reutilizable).

9.5 Notas y términos

Edita el texto que se imprime debajo de las líneas. Las facturas nuevas empiezan con Notas y Términos y condiciones de la configuración.

10. Agregar ítems

Con la factura abierta, haz clic en Agregar en la vista previa. El título es Agregar Items . El texto es: Crea nuevos items desde cero ó selecciona un origen.

Opción	Qué obtienes
En blanco	Escribes una línea ahora. No se guarda en la lista de precios.
Desde la lista de precios	Eliges un ítem existente. El precio unitario, los impuestos y los descuentos vienen de ese ítem. Puedes crear un ítem nuevo en este paso si lo necesitas.
Importar desde el Calendario	Líneas del calendario del cliente, con ítems enlazados a esos códigos de servicio.
Desde notas de sesión	Líneas de notas firmadas. Ver abajo.

10.1 Desde notas de sesión

Elige el cliente y el rango de fechas.
Las notas empiezan en Publicado y Aprobado , y Solo firmadas está activado.
Selecciona las notas a facturar.
Revisa una línea por código de servicio. La cantidad son las unidades de la nota para el cliente.
Si el código no tiene ítem en la lista de precios, la línea sigue en la lista. Haz clic en Definir precio para crear el ítem sin salir del asistente.
Confirma. Las líneas se agregan a la factura abierta.

Esto usa la lista de precios, no las tarifas del módulo de Seguros.

10.2 Desde el calendario

Elige el cliente y el rango de fechas.
Limita la importación a los ítems de la lista de precios que quieras, cuando el diálogo ofrezca ese filtro.
Confirma los eventos que deben convertirse en líneas.

Un evento sirve aquí cuando su código de servicio está enlazado a un ítem de lista de precios (§6.1).

11. PDF y correo

El menú de la factura abierta incluye:

Ítem	Qué hace
Exportar a PDF	Genera o abre el PDF actual.
Enviar por correo electrónico	Envía ese PDF.
Historial de PDF	Versiones anteriores del PDF de esta factura.
Cambiar Plantilla	Solo aparece con Editar activado.
Clonar	Crea un borrador nuevo a partir de esta factura y pregunta si abrir la copia. Se oculta cuando la factura está archivada.
Archivar	Archiva la factura. No la borra. Se oculta cuando ya está archivada.
Registro de cambios	Abre el historial. Ver §13.

Enviar por correo electrónico

Elige Enviar por correo electrónico (desde el PDF actual o desde el Historial de PDF ).
Revisa Para , copia oculta, asunto y cuerpo. El asunto y el cuerpo empiezan en la configuración de Correo electrónico . La copia oculta empieza por las direcciones guardadas ahí.
Envía.

En el asunto, %NAME% se sustituye por el nombre de a quién se factura.

En el cuerpo:

%NAME% — nombre de a quién se factura.
%PAYMENT_URL% — la dirección completa de pago, cuando Stripe puede cobrar esta factura.
%PAYMENT_LINK% — un enlace corto Clic para pagar en línea .

%PAYMENT_URL% no se llena cuando la factura no está en Borrador ni Enviado . El editor avisa: %PAYMENT_URL% no está disponible para esta factura porque no está en estado de borrador o enviada.

Después del envío:

Una factura en Borrador o Cancelado pasa a Enviado .
Si la fecha de envío estaba vacía, se llena con la hora del correo.
Una factura que ya está Enviado sigue Enviado . Un segundo correo no cambia el estado y no reemplaza una fecha de envío que ya tenía valor.
Pagado y Archivado se quedan como están. Enviar un recibo no deshace un pago.

La factura abierta se actualiza para mostrar el estado nuevo sin salir de la pantalla.

12. Pagos en línea

Las familias pagan el total de la factura con tarjeta. En esta pantalla no hay pago parcial con tarjeta. El efectivo y el cheque siguen siendo un cambio manual del estado a Pagado .

12.1 Conectar Stripe

Un administrador abre Configuración → Pagos en línea .

Lo que ves	Significado
Botón deshabilitado, mensaje de zona	Stripe no está habilitado para el país del centro.
Stripe no está conectado.	Todavía no hay cuenta. Conectar con Stripe se muestra a los administradores.
La configuración de Stripe no está terminada.	Aún faltan pasos en el formulario de Stripe.
Stripe necesita más información antes de aceptar pagos con tarjeta.	La cuenta existe, pero todavía no puede recibir tarjetas.
Stripe está conectado y puede recibir pagos con tarjeta.	Los enlaces de facturas en borrador y enviadas se pueden pagar.
Un botón actualizar mientras la activación está pendiente	Haz clic en actualizar después de terminar el formulario de Stripe. Volver desde Stripe también abre Pagos en línea .

El cobro entra en la cuenta de Stripe del propio centro. UnitusTI no retiene ese dinero.

12.2 Lo que ve quien paga

El PDF o el correo contienen Clic para pagar en línea cuando el centro puede recibir tarjetas, la factura está en Borrador o Enviado , y el total cubre la tarifa de la plataforma.

Quien paga no inicia sesión en UnitusTI. Después del pago, una página pública dice Pago recibido. Puede cerrar esta página. Si sale del pago antes de terminar, la página dice El pago no se completó. Puede cerrar esta página.

Cuando Stripe confirma el pago, la factura queda Pagado y se llena la fecha de pago. El registro de cambios anota Status Updated con origen stripe .

Un reembolso total devuelve una factura Pagado a Enviado y borra la fecha de pago. Un reembolso parcial no cambia el estado.

13. Registro de cambios

En la factura abierta, abre Registro de cambios . Es el historial de esa factura: creación, estado, fechas, número, destinatario, líneas, impuestos, descuentos, notas, términos, PDF creado y PDF enviado.

Las entradas más nuevas quedan abajo. Si el panel ya estaba abierto, actualízalo para ver un cambio de estado que acaba de ocurrir (por ejemplo un pago con tarjeta).

El pago con tarjeta se escribe como Status Updated , estado paid , origen stripe . Enviar un borrador por correo escribe Status Updated a sent , y una línea de la fecha de envío cuando esa fecha se llenó.

14. Plantillas

En la lista de facturas, Más → Plantillas .

La tabla lista los nombres de las plantillas. Abre una para ver el diseño del PDF y de la vista previa. Las facturas nuevas piden una plantilla. En una factura existente, Cambiar Plantilla (solo con Editar activado) cambia el diseño.

15. Flujo habitual

Confirma el rol Administrador o Administrador de facturación , y que Facturación está habilitada en el centro.
Como administrador, define Numeración de facturas , Días de vencimiento y el asunto y el cuerpo del Correo electrónico .
Si vas a recibir tarjetas, conecta Stripe en Pagos en línea y espera a que los pagos con tarjeta estén activos.
Agrega ítems a la Lista de precios . Enlaza los códigos de servicio que facturarás desde el calendario o las notas de sesión.
Crea una Entidad para quien vas a cobrar (a menudo De un Cliente o De un contacto de cliente ).
Nueva Factura — elige esa entidad y una plantilla.
Agregar Items desde la lista de precios, las notas de sesión, el calendario o en blanco.
Revisa impuestos, descuentos, notas y términos.
Exportar a PDF y luego Enviar por correo electrónico . Un borrador pasa a Enviado .
Cuando el pago con tarjeta se confirma, la factura queda Pagado . Para efectivo o cheque, cambia tú el estado a Pagado .
Archivar las facturas que deben salir del trabajo diario. Puedes desarchivar cambiando el estado.

16. Problemas frecuentes

Problema	Qué intentar
Facturación no está en el menú Centro	Pide a un administrador que habilite el módulo en el centro.
El recorrido pide Administrador o Administrador de facturación	Pide que agreguen uno de esos roles al perfil.
La configuración no se guarda	Solo un administrador cambia la configuración. El administrador de facturación solo la consulta.
No puedo crear una factura	Hace falta al menos una plantilla y una entidad. El asistente se detiene si cancelas uno de los pasos.
El número nuevo se rechaza	IDs siempre crecientes está activado. Usa un número mayor que todos los existentes, o apaga la regla en Numeración de facturas .
El número de factura no se edita	Activa ID Editable en la configuración y Editar en la factura.
Las fechas de envío y pago siguen bloqueadas	Esos campos son de solo lectura mientras la factura está en Borrador .
La nota de sesión no tiene precio	Definir precio en el paso de las notas, o crea antes un ítem de lista de precios enlazado a ese código.
La importación del calendario no encuentra nada	Los eventos necesitan un código de servicio enlazado a un ítem de lista de precios, en el cliente y el rango que elegiste.
Falta el enlace de pago en el correo	El centro debe poder recibir tarjetas, y la factura debe estar en Borrador o Enviado , con un total por encima de la tarifa de la plataforma. Pagado, cancelado y archivado no llevan enlace.
Conectar con Stripe está deshabilitado	El país del centro no está habilitado en Stripe, o no eres administrador.
Stripe dice que la configuración no está terminada o que faltan datos	Termina el formulario de Stripe y actualiza Pagos en línea .
El correo se envió y el estado siguió Pagado	Es lo esperado. El correo no devuelve una factura pagada a enviada.
La tarjeta se pagó y la factura sigue en Borrador	Stripe avisa a UnitusTI después del checkout. Actualiza la factura. El registro debe mostrar Status Updated / paid / stripe.
Un reembolso parcial no cambió la factura	Solo el reembolso total devuelve la factura a Enviado .
La lista parece de la más antigua a la más nueva	La tabla va de la más nueva a la más antigua. El gráfico de período del Tablero va del período más antiguo al más nuevo.
Borré un ítem de la lista y las facturas viejas siguen mostrando la línea	Las líneas conservan el precio copiado en el momento en que se agregaron.

17. Glosario

Término	Significado en este módulo
Facturación	Este módulo. Facturas a una entidad, no reclamos de seguro.
Administrador de facturación	Rol que crea y envía facturas. No edita la configuración ni conecta Stripe.
Entidad	Quien se imprime en la factura (persona, empresa u otro). La pestaña del catálogo es Entidades .
Cliente	Quien recibe el servicio en UnitusTI. Puedes copiar un cliente a una entidad. Siguen siendo dos registros.
Lista de precios	El catálogo de cobros reutilizables.
Ítem de lista de precios	Una fila: precio unitario, impuestos y descuentos opcionales, y un código de servicio opcional.
Código de servicio	El código de procedimiento del centro. Enlazarlo a un ítem permite que el calendario y las notas de sesión se conviertan en líneas.
Tarifa de pagador	Un precio del módulo de Seguros, para una aseguradora y un código. No se usa en estas facturas.
Valor unitario	Precio de una unidad en el ítem o en la línea de la factura.
Borrador	Factura que todavía no se ha enviado por correo.
Enviado	Factura enviada por correo, o marcada así a mano.
Pagado	Pago registrado, por Stripe o por el cambio de estado.
Stripe	Pago con tarjeta del centro. Quien paga no necesita iniciar sesión en UnitusTI.
Plantilla	Diseño de la vista previa y del PDF.
Registro de cambios	Historial de ediciones, correos y del evento de pago de Stripe, para una factura.

Este manual describe Facturación tal como funciona en UnitusTI. Las etiquetas siguen la interfaz en español: Facturación, Facturas, Entidades, Lista de precios, Ítem de lista de precios, Configuración, Pagos en línea, Enviar por correo electrónico.